CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

4.1. Thu thập trực tiếp từ khách hàng

• Khi khách hàng đăng ký, cung cấp thông tin, điền biểu mẫu y tế trực tiếp hoặc thông qua website, ứng dụng và các nền tảng số do FAMILY quản lý;
• Khi khách hàng sử dụng dịch vụ y tế tại các cơ sở FAMILY (khám bệnh, điều trị, thực hiện thủ thuật, xét nghiệm, theo dõi bằng thiết bị y tế);
• Khi khách hàng thanh toán hoặc cung cấp thông tin cho mục đích thanh toán;
• Khi khách hàng tương tác với chúng tôi qua điện thoại, email, ứng dụng hoặc mạng xã hội;
• Khi hình ảnh của khách hàng được ghi lại bởi hệ thống camera tại cơ sở FAMILY (xem Mục 10).

4.2. Thu thập gián tiếp từ bên liên quan

• Người thân hoặc người được khách hàng chỉ định, như cha mẹ, vợ/chồng, con cái, anh chị em hoặc người giám hộ;
• Người đại diện hợp pháp, các bên được ủy quyền hành động thay khách hàng;
• Doanh nghiệp, tổ chức liên quan đến khách hàng, như người sử dụng lao động trong chương trình khám sức khỏe theo hợp đồng;
• Đơn vị chăm sóc sức khỏe khác, công ty bảo hiểm, nhà cung cấp dịch vụ liên kết theo yêu cầu bằng văn bản của khách hàng hoặc theo quy định pháp luật (ví dụ: hồ sơ chuyển tuyến);
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm cơ quan quản lý y tế, cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Nguồn công khai hợp pháp, khi cần thiết cho mục đích đã thông báo.

4.3. Thu thập dữ liệu kỹ thuật tự động

Trong quá trình khách hàng truy cập và sử dụng các nền tảng hoặc dịch vụ trực tuyến, hệ thống của FAMILY có thể tự động ghi nhận:

• Địa chỉ IP, loại thiết bị, loại trình duyệt, hệ điều hành, ngôn ngữ hiển thị;
• Thời gian, lịch sử và tần suất truy cập, số trang đã xem, liên kết được nhấp, thời lượng sử dụng;
• Dữ liệu định vị khi khách hàng cho phép truy cập vị trí trên thiết bị.

Ngoài ra, FAMILY có thể sử dụng cookie và các công nghệ tương tự để nhận diện khách hàng, lưu trữ tùy chọn, cải thiện chất lượng dịch vụ và bảo mật tài khoản. Khách hàng có thể từ chối hoặc xóa cookie qua cài đặt trình duyệt; khi đó một số chức năng có thể không hoạt động đầy đủ.

5.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản

• a) Họ, chữ đệm và tên khai sinh; tên gọi khác (nếu có);
• b) Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;
• c) Giới tính;
• d) Nơi sinh; nơi thường trú; nơi tạm trú; nơi ở hiện tại; quê quán; địa chỉ liên hệ;
• e) Quốc tịch;
• f) Hình ảnh của cá nhân; hình ảnh ghi nhận từ hệ thống camera tại cơ sở FAMILY;
• g) Số điện thoại; email; số định danh cá nhân; số căn cước; số hộ chiếu; mã số thuế cá nhân; số bảo hiểm xã hội; số thẻ bảo hiểm y tế;
• h) Nghề nghiệp; nơi làm việc;
• i) Tình trạng hôn nhân; thông tin về mối quan hệ gia đình;
• j) Thông tin về tài khoản số của cá nhân trên nền tảng của FAMILY; lịch sử truy cập, sử dụng nền tảng số của FAMILY;
• k) Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể mà không thuộc phạm vi dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định của pháp luật.

5.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

• a) Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án và hồ sơ khám bệnh, chữa bệnh (ví dụ: lịch sử y tế, kết quả xét nghiệm, chẩn đoán, điều trị, đơn thuốc, phim chụp, hình ảnh y khoa, hình ảnh, video, âm thanh ghi nhận trong quá trình khám, chữa bệnh, hồ sơ khám sức khỏe, hồ sơ nha khoa, tiền sử bệnh của gia đình);
• b) Thông tin về đặc điểm di truyền của cá nhân;
• c) Thông tin về đặc điểm sinh học riêng của cá nhân (ví dụ: vân tay, khuôn mặt nếu FAMILY sử dụng để xác thực);
• d) Thông tin về tài khoản ngân hàng của khách hàng khi phát sinh thanh toán, hoàn tiền;
• e) Dữ liệu về vị trí của khách hàng được xác định thông qua dịch vụ định vị;
• f) Các dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định là dữ liệu nhạy cảm và cần thiết cho việc khám bệnh, chữa bệnh.

FAMILY không chủ động thu thập dữ liệu về quan điểm chính trị, quan điểm tôn giáo, nguồn gốc chủng tộc, dân tộc của khách hàng, trừ trường hợp khách hàng tự cung cấp hoặc thông tin đó cần thiết cho việc khám bệnh, chữa bệnh, chăm sóc (ví dụ: yêu cầu về chế độ ăn, truyền máu theo tôn giáo).

Thông báo về dữ liệu nhạy cảm: FAMILY thông báo để khách hàng biết: các dữ liệu tại Mục 5.2 là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Khi khách hàng đồng ý, FAMILY xử lý các dữ liệu này với các biện pháp bảo vệ tăng cường áp dụng cho dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

6.1. Căn cứ xử lý

FAMILY xử lý dữ liệu cá nhân trên một hoặc nhiều căn cứ sau:

• Sự đồng ý của khách hàng hoặc người đại diện theo pháp luật;
• Thực hiện hợp đồng, thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và FAMILY;
• Thực hiện nghĩa vụ của FAMILY theo quy định pháp luật, bao gồm pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh, bảo hiểm y tế, phòng bệnh, thuế, kế toán;
• Bảo vệ tính mạng, sức khỏe của khách hàng hoặc người khác trong tình huống khẩn cấp;
• Đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác được xử lý không cần sự đồng ý theo quy định pháp luật.

Một hoạt động xử lý có thể dựa trên nhiều căn cứ. Việc khách hàng rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến hoạt động xử lý dựa trên các căn cứ khác ngoài sự đồng ý.

6.2. Mục đích xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng cho các mục đích dưới đây, tùy theo tư cách của khách hàng là người sử dụng dịch vụ, người đại diện hoặc cá nhân có liên quan, và trong phạm vi được pháp luật hiện hành cho phép.

a. Cung cấp, vận hành và đánh giá dịch vụ y tế

• Cung cấp các dịch vụ khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe và các chương trình tư vấn chuyên môn cho khách hàng.
• Vận hành các ứng dụng và nền tảng kỹ thuật số do FAMILY quản lý, bao gồm đặt lịch hẹn, gửi thông báo lịch khám, theo dõi hàng chờ, cung cấp kết quả khám bệnh và các thông tin y tế liên quan.
• Xác thực thông tin và xử lý các giao dịch liên quan.
• Đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả của dịch vụ được cung cấp cho khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng làm thủ tục bảo lãnh viện phí, thanh toán bảo hiểm y tế, bảo hiểm sức khỏe theo yêu cầu bằng văn bản (bao gồm hình thức điện tử) của khách hàng hoặc theo quy định pháp luật.

b. Quản lý quan hệ khách hàng và tài khoản người dùng

• Quản lý hồ sơ, cập nhật thông tin, tiếp nhận và xử lý yêu cầu, phản hồi của khách hàng.
• Quản lý tài khoản người dùng, quyền truy cập và xác thực danh tính của khách hàng.
• Nhắc hẹn, đặt và quản lý lịch hẹn khám, tái khám, nhắc lịch tiêm chủng, uống thuốc.
• Ghi nhận, lưu trữ thông tin liên lạc với khách hàng (qua email, tin nhắn, điện thoại) nhằm phục vụ mục đích lưu trữ hồ sơ và làm chứng cứ khi cần thiết.
• Xác thực và xử lý các khoản thanh toán; thực hiện các giao dịch theo yêu cầu của khách hàng.
• Quản lý thông tin về những người được khách hàng ủy quyền truy cập dữ liệu sức khỏe.

c. Chăm sóc khách hàng, truyền thông và tiếp thị

• Gửi các thông báo kỹ thuật, thư cảm ơn, thông tin bảo trì hệ thống, cảnh báo bảo mật và thông báo về việc thay đổi điều khoản dịch vụ hoặc Chính sách.
• Gửi thông tin về chương trình ưu đãi, sự kiện, dịch vụ mới khi khách hàng đồng ý nhận thông tin. Sự đồng ý này được thu thập riêng và không phải là điều kiện để sử dụng dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh. Khách hàng có thể từ chối nhận thông tin bất cứ lúc nào theo hướng dẫn trong tin nhắn, email hoặc qua kênh tại Mục 15.
• Tổ chức, quản lý các hội thảo trực tiếp, trực tuyến và các sự kiện khác.
• Trường hợp sử dụng dịch vụ quảng cáo trực tuyến của đối tác, FAMILY chỉ cung cấp thông tin liên hệ tối thiểu khi có sự đồng ý của khách hàng và không cung cấp dữ liệu về sức khỏe.

d. Quản trị và vận hành nội bộ

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, quản trị rủi ro, kiểm toán nội bộ, lập kế hoạch, phát triển và thử nghiệm hệ thống.
• Thực hiện các hoạt động chuyên môn y tế, bao gồm lưu trữ và quản lý lịch sử thông tin sức khỏe của khách hàng.
• Bảo đảm tính liên tục, ổn định và an toàn của các hệ thống thông tin.

e. Nâng cao chất lượng dịch vụ, nghiên cứu và đào tạo

• Phân tích dữ liệu, khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng và tổng hợp thông tin nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Ghi âm cuộc gọi với khách hàng nhằm phục vụ đào tạo, kiểm soát chất lượng và làm chứng cứ; khách hàng được thông báo trước khi ghi âm.
• Nghiên cứu khoa học, đào tạo chuyên môn, báo cáo thống kê: FAMILY sử dụng dữ liệu đã khử nhận dạng hoặc dữ liệu tổng hợp. Trường hợp cần sử dụng dữ liệu có định danh, FAMILY thực hiện theo quy định pháp luật về nghiên cứu y sinh học và thu thập sự đồng ý của khách hàng khi pháp luật yêu cầu.

f. Bảo đảm an ninh, an toàn và phòng ngừa rủi ro

• Kiểm tra an ninh, xác minh danh tính nhằm kiểm soát ra vào các cơ sở y tế.
• Sử dụng hệ thống camera và thiết bị ghi hình, ghi âm tại các cơ sở của FAMILY để bảo đảm an ninh, an toàn, trật tự; phòng ngừa, phát hiện gian lận, trộm cắp và các hành vi vi phạm pháp luật khác; phục vụ hoạt động chuyên môn, hồ sơ khám, chữa bệnh và kiểm soát chất lượng dịch vụ; giải quyết yêu cầu, phản ánh của khách hàng.
• Xử lý, điều tra và báo cáo các sự cố an ninh; bảo vệ an toàn cho khách hàng, nhân viên và tài sản.
• Bảo đảm an ninh cho các hệ thống và mạng thông tin.
• Phát hiện, xử lý các trang, tài khoản mạo danh FAMILY nhằm cảnh báo, ngăn chặn lừa đảo.

g. Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý

• Tuân thủ quy định pháp luật và yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tòa án, cơ quan quản lý.
• Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê theo quy định; kiểm tra việc tuân thủ quy định nội bộ.

h. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, giải quyết tranh chấp

• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của FAMILY và của khách hàng trong các tranh chấp, khiếu nại, thủ tục tố tụng hoặc yêu cầu bồi thường.
• Thu hồi công nợ, xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm.
• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu làm chứng cứ theo thời hạn pháp luật cho phép.

i. Tái cấu trúc, chuyển giao hoạt động

• Thực hiện việc sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển nhượng hoặc tái cơ cấu hoạt động nhằm bảo đảm việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng không bị gián đoạn; tổ chức tiếp nhận phải tiếp tục bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật.

j. Quản lý thông tin chuyên môn

• Quản lý thông tin về chức danh, học hàm, học vị của cộng tác viên, báo cáo viên, diễn giả, giảng viên tham gia hoạt động đào tạo, hội nghị, hội thảo; cấp chứng chỉ, chứng nhận tham dự.

k. Mục đích khác

Đối với mục đích chưa được nêu tại Chính sách này, FAMILY thông báo cho khách hàng và thu thập sự đồng ý trước khi xử lý, trừ trường hợp pháp luật quy định không cần sự đồng ý.

6.3. Sự đồng ý của khách hàng

• Đối với các mục đích cần có sự đồng ý, FAMILY thu thập sự đồng ý riêng cho từng mục đích, bằng văn bản, phương tiện điện tử, tích chọn trên nền tảng số, cuộc gọi có ghi âm hoặc hình thức khác có thể kiểm chứng được. Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý.
• Khách hàng có thể không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý đối với mục đích tiếp thị, quảng cáo, khảo sát, nghiên cứu mà không ảnh hưởng đến việc khám bệnh, chữa bệnh.
• Đối với dữ liệu mà pháp luật yêu cầu phải có để khám bệnh, chữa bệnh, lập hồ sơ bệnh án, thanh toán bảo hiểm y tế, trường hợp khách hàng từ chối cung cấp, FAMILY có thể không cung cấp được một phần hoặc toàn bộ dịch vụ liên quan, trừ trường hợp cấp cứu theo quy định pháp luật.
• Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý đã thực hiện trước đó.

8.1. Nguyên tắc chia sẻ

• Chỉ chia sẻ trong phạm vi cần thiết cho các mục đích xử lý đã được thông báo;
• Giới hạn đối tượng tiếp nhận và loại dữ liệu được chia sẻ;
• Yêu cầu bên tiếp nhận tuân thủ nghĩa vụ bảo mật và chỉ sử dụng dữ liệu cho mục đích được cho phép; đối với Bên Xử lý, việc xử lý được thực hiện theo hợp đồng hoặc thỏa thuận với FAMILY.
• Dữ liệu về sức khỏe của khách hàng chỉ được cung cấp cho tổ chức cung cấp dịch vụ y tế khác hoặc tổ chức bảo hiểm khi khách hàng yêu cầu bằng văn bản (bao gồm hình thức điện tử) hoặc khi pháp luật cho phép.

8.2. Các đối tượng có thể tiếp nhận dữ liệu

• Các đơn vị thành viên của FAMILY, phục vụ hoạt động quản lý, vận hành và cung cấp dịch vụ thống nhất.
• Người được khách hàng ủy quyền, người đại diện hợp pháp của khách hàng.
• Bên Xử lý được FAMILY thuê, như đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, lưu trữ dữ liệu, tổng đài, gửi tin nhắn, phòng xét nghiệm, đơn vị chẩn đoán hình ảnh thực hiện dịch vụ theo hợp đồng với FAMILY.
• Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác khi khách hàng yêu cầu bằng văn bản, khi chuyển người bệnh, hội chẩn theo quy định chuyên môn hoặc trong trường hợp cấp cứu.
• Công ty bảo hiểm khi khách hàng yêu cầu bằng văn bản; cơ quan bảo hiểm xã hội đối với việc thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định pháp luật.
• Người sử dụng lao động đối với kết quả khám sức khỏe của người lao động theo hợp đồng khám sức khỏe ký với FAMILY, trong phạm vi pháp luật về lao động, an toàn, vệ sinh lao động quy định hoặc theo sự đồng ý của người lao động.
• Đơn vị tư vấn pháp lý, kiểm toán và tổ chức chuyên môn khác có nghĩa vụ bảo mật.
• Tổ chức tài chính, đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo yêu cầu hợp pháp hoặc theo quy định pháp luật.
• Bên liên quan trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển nhượng hoặc tái cơ cấu hoạt động theo Mục 6.2.i.
• Tổ chức, cá nhân khác trong các trường hợp pháp luật cho phép xử lý dữ liệu không cần sự đồng ý.

Khi FAMILY cung cấp dữ liệu cho tổ chức bảo hiểm, cơ sở y tế khác hoặc người do khách hàng chỉ định theo yêu cầu của khách hàng, việc xử lý dữ liệu sau khi tiếp nhận thuộc trách nhiệm của bên tiếp nhận theo quy định pháp luật.

8.3. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Trong một số trường hợp cần thiết (ví dụ: sử dụng dịch vụ lưu trữ, phần mềm có máy chủ đặt ở nước ngoài; gửi mẫu xét nghiệm ra nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng), FAMILY có thể chuyển dữ liệu cá nhân ra ngoài lãnh thổ Việt Nam. Việc chuyển dữ liệu được thực hiện theo điều kiện, thủ tục mà pháp luật quy định, bao gồm việc lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài tới cơ quan có thẩm quyền.

9.1. Xử lý tự động và trí tuệ nhân tạo

FAMILY có thể sử dụng hệ thống xử lý tự động hoặc trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ chăm sóc khách hàng, nhắc lịch, hỗ trợ chuyên môn và vận hành. Các kết quả do hệ thống tự động tạo ra chỉ có giá trị tham khảo; quyết định chẩn đoán, điều trị do người hành nghề khám bệnh, chữa bệnh thực hiện theo quy định pháp luật.

14.1. Quyền của khách hàng

Khách hàng có các quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Quyền đồng ý hoặc không đồng ý, trừ trường hợp pháp luật quy định không cần sự đồng ý.
• Quyền truy cập, xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân.
• Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân.
• Quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân, ngoại trừ các trường hợp pháp luật hạn chế hoặc không cho phép.
• Quyền yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân.
• Quyền phản đối xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm phản đối việc sử dụng dữ liệu cho mục đích quảng cáo, tiếp thị.
• Quyền rút lại sự đồng ý.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và các quyền khác theo quy định pháp luật.

Các quyền nêu trên được thực hiện trong phạm vi và theo điều kiện pháp luật quy định. Việc cung cấp bản tóm tắt, bản sao hồ sơ bệnh án được thực hiện theo quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh. Hồ sơ bệnh án và các dữ liệu FAMILY phải lưu trữ theo quy định pháp luật không thuộc trường hợp được xóa trước khi hết thời hạn lưu trữ.

14.2. Thực hiện quyền

• Khách hàng gửi yêu cầu qua các kênh chính thức tại Mục 15, nêu rõ: thông tin cá nhân, nội dung yêu cầu, giấy tờ kèm theo (nếu có) và địa chỉ nhận kết quả. Để được xử lý kịp thời, khách hàng vui lòng gửi yêu cầu qua kênh chính thức; yêu cầu nhận qua kênh khác sẽ được hướng dẫn chuyển về kênh chính thức.
• FAMILY xác minh danh tính khách hàng hoặc tư cách của người đại diện trước khi xử lý yêu cầu.
• FAMILY xử lý yêu cầu trong thời hạn pháp luật quy định, tính từ khi FAMILY nhận đủ yêu cầu hợp lệ và xác minh được danh tính.
• FAMILY có thể thu chi phí theo quy định pháp luật đối với việc sao, in, gửi hồ sơ.
• FAMILY có quyền từ chối hoặc thực hiện một phần yêu cầu nếu: yêu cầu không hợp lệ, thiếu thông tin, không xác minh được danh tính hoặc tư cách đại diện, có dấu hiệu gian lận; việc thực hiện ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp, an toàn, sức khỏe của người khác; dữ liệu đang phải lưu trữ theo quy định pháp luật hoặc phục vụ giải quyết tranh chấp, khiếu nại; hoặc các trường hợp khác theo quy định pháp luật. FAMILY thông báo cho khách hàng về việc từ chối và lý do.

14.3. Nghĩa vụ của khách hàng

• Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân; kịp thời thông báo cho FAMILY khi thông tin thay đổi; chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật về thông tin đã cung cấp.
• Bảo mật thông tin đăng nhập, thiết bị cá nhân; tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.
• Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác; không chia sẻ trái phép dữ liệu của người khác.
• Tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và phối hợp với FAMILY trong việc bảo vệ dữ liệu.